¿Cómo crear un índice de contenido actualizable en Word 2007?
Es probable que muchos de ustedes hayan sufrido la problemática de tener que crear un índice de contenidos para sus documentos, atravesando por problemas de alineación, actualización de numeración, estilo, etc.
En general, la mayoría de las personas utiliza una tabla de dos columnas a la hora de realizar un índice, en donde la primer columna es el nombre del capítulo, sección, etc. y la segunda la numeración correspondiente a la página donde comienza dicho contenido. Una vez terminado se ocultan los bordes de la tabla y se da por finalizada la elaboración del índice. ¿Pero qué sucede con la numeración si se produce un cambio? Cada vez que esto sucede nos vemos obligados a tener que actualizar a mano la numeración del o de los contenido/s que se vieron afectados por dicho cambio.
Es por esto que a continuación les enseñare cual es la forma más recomendable para crear un índice de contenidos. Empecemos...
Supongamos que tenemos el siguiente documento:
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En el cual encontramos tres títulos principales:
· Reseña Histórica.
· Versiones
· Formatos de Archivos.
Y tres subtítulos que pertenecen a "formatos de archivos", los cuales son:
· Formato DOC.
· Formato RTF.
· Otros Formatos.
Ya sabiendo el formato y la jerarquía de los temas procedemos a la elaboración del índice. Lo primero que tenemos que hacer es decirle a Word esta jerarquía de la que hablamos. Para ello nos dirigimos a la pestaña de "Referencias".
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Una vez dentro de la solapa de "Referencias" tenemos que decirle a Word que texto pertenece a la tabla de contenidos, dicho de otra forma, tenemos que agregar texto a la tabla de contenidos o índice de contenidos. Para ello, seleccionamos el texto a referenciar.
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Una vez seleccionado nos ubicamos en la solapa de Referencia en la opción "Agregar Texto" y definimos el nivel de jerarquía del texto a agregar. Por defecto encontramos tres niveles denominados:
· Nivel 1
· Nivel 2
· Nivel 3
Donde "1" indica mayor importancia, "2" indica una relación de pertenencia, es decir, el texto marcado como de Nivel 2 pertenece o se desprende de un título de Nivel 1. Lo mismo se aplica entre el Nivel 2 y 3.
Definimos el texto resaltado como Nivel 1.
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Hecho esto, Word agregara el texto resaltado a su información de tabla de contenidos. Repetimos entre proceso en los siguientes títulos:
· Versiones.
· Formato de Archivos.
Como vimos anteriormente los títulos restantes del documento: "Formato DOC", "Formato RTF" y "Otros Formatos" pertenecen a la temática "Formato de Archivos" por lo que los definiremos como texto de Nivel 2.
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Ahora viene la frutilla del postre, tenemos que insertar dentro de nuestro documento nuestro índice de contenidos con toda la información cargada. Para ello nos posicionamos al comienzo del documento en una hoja en blanco. Ingresamos a la solapa "Referencias" y seleccionamos la opción "Tabla de Contenido".
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Se nos desplegaran los formatos disponibles de tablas de contenido. Para el ejemplo seleccionare "tabla automática 1".
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Una vez hecho esto, tendremos nuestro índice completo con la información que definimos durante el ejercicio.
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Como se puede ver en la imagen cada contenido muestra la página en la que se encuentra ubicado, si el día de mañana se hiciera una actualización sobre el documento y se diera el caso de que por ejemplo el tema de versiones pasara a la página 3, para actualizar esta tabla bastaría con hiciéramos click sobre la tabla y seleccionáramos la opción "Actualizar Tabla".
Producción periodística: Renzo Vinci
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