¿Cómo hacer rendir el tiempo? Los 6 consejos para ser ultra-productivos este año

Quienes trabajamos en el coaching en forma profesional sabemos que uno de los principales temas que traen los clientes es la falta de tiempo. De hecho, hay una especialidad de la profesión que se llama “Productivity coach”, coaches especializados en productividad y gestión del tiempo, avalados por ICF, International Coaching Federation.  Entonces, si buscas formas de aprovechar al máximo tu tiempo y ser ultra-productivo este año, es esencial gestionar el tiempo con inteligencia y utilizar estrategias de productividad eficaces.

Aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a maximizar la organización y la ejecución de tus objetivos y tareas:

1 – Encuentra el sistema de organización más acorde a tu personalidad:

Todos estamos abrumados por la cantidad de aplicaciones y sistemas tecnológicos para organizar el tiempo. Sin embargo, para muchas personas, sin importar la edad, funciona muy bien seguir aplicando algunos métodos tradicionales, como la agenda en papel, notas adhesivas con recordatorios y trabajar con listas que van tachando a medida que completan los compromisos.

La sugerencia es que no te dejes influir por las modas o que les resulta a los demás: puedes complementar un sistema manual con lo tecnológico, y no por eso sentirte que estarás fuera de onda. ¿Por qué sucede que nos llama mucho la atención el ver y escribir a mano lo que tenemos que hacer? Porque el sentido visual es por el que, predominantemente, nos conectamos los seres humanos, y por el efecto fisiológico que se produce al anotar a mano alzada. Es cierta aquella frase que dice “todo entra por la vista”. Por eso, lo que vemos nos da la sensación de que es más tangible, nos llama la atención a veces mucho más que un mensaje emergente que aparece en tu computadora.

2) Evita entregar el poder de tu agenda a los demás:

Otro aspecto que escucho a menudo en las sesiones de coaching ejecutivo es que la agenda pasó a ser tomada por los demás, en vez de por la propia persona. Así, al compartir calendarios y sistemas de organización, mucha gente programa y hasta superpone actividades. La invitación es a que retomes el control de tu agenda, establezcas determinadas normas y procedimientos cuando trabajas en equipo y alguien interfiere en tus compromisos. Y, muy importante, tómate descansos entre las reuniones: nadie puede rendir al máximo haciéndolas una a continuación de la otra. Se necesitan entre 20 y 30 minutos para desconectar, y volver a asumir la siguiente junta.

Esta técnica famosa te puede servir: “Pomodoro”. Sí, como la salsa. Es muy sencilla:

Paso 1: Utilizando un temporizador de cocina (no importa si no tiene forma de tomate), lo ajustas a 25 minutos, en los que trabajarás con todo enfoque en una tarea específica. Entonces, antes de que comience la sesión de 25 minutos, te propones una
tarea específica (sólo una) que deseas realizar. Por ejemplo, escribir un artículo como este, leer un libro, estudiar o dibujar cualquier cosa que se te ocurra. No lo hagas con el cronómetro del celular, porque lo que buscas es desconectarte de la tecnología y dejar de estar pendientes de avisos, mensajes y alarmas por un rato.

Paso 2: Cada 25 minutos tomas un descanso de 5 minutos. Puedes hacer lo que quieras, excepto consultar el correo electrónico ni ninguna otra forma de comunicación.

Paso 3: Luego, reinicias otra sesión de 25 minutos; y a su final, te tomas otra pausa, y así sucesivamente hasta completar el ciclo de la tarea principal completa.

Paso 4: Cada cuatro sesiones de 25 minutos, agregarás una pausa más extensa (de 15  a 30 minutos).

3) Revisa tu lista de pendientes cada día, y redúcelos al mínimo:

El procrastinar, que es posponer los compromisos y tareas, es uno de los peores enemigos de la productividad. La gente posterga por dejarse estar, porque dicen que funcionan mejor haciéndolo bajo presión a último momento, o, simplemente, porque son desorganizados y se distraen con cualquier estímulo externo. La lista de tareas pendientes es una excelente forma de revisar los compromisos. Te sugiero clasificarlos por importantes -aquellas cosas que son totalmente relevantes para seguir adelante-, y que observes cómo procedes ante las urgencias -lo que irrumpe de un momento a otro-.

Si estás trabajando y has acostumbrado a los demás a que todo sea “urgente”, es complejo fijar prioridades. El saber hacerlo con maestría, es uno de los mejores recursos que puedes desarrollar este año, al igual que el delegar en forma efectiva.

Este ejercicio te ayudará:

• Haz la lista de todos los pendientes.
• Luego, divídelo en listas que sean diferentes, por ejemplo: temas del trabajo, temas personales. Ya has distribuido lo pendiente en dos listas. Sugiero que abras no más de 3 o 4 listas distintas.
• Ordena por prioridad en cada lista.
• Elimina, planifica para más adelante o delega si tienes a alguien, las 3 cosas que escribiste debajo de todo;
• Enfócate en resolver las 3 cosas que están arriba en cada lista. “Sólo tres cosas se pueden decidir y resolver bien por día”, afirma Bill Gates.

Una vez que completes las acciones, táchalas, o márcalas en el formato digital que uses. ¿Por qué? Porque necesitas decirte al centro de recompensa de tu cerebro “He hecho un muy buen trabajo, esto está finalizado.” Si no lo haces y sigues produciendo
como una máquina, no te das tiempo de que el cerebro te renueve su energía y fuerza para continuar.

4) Mantén al día el correo electrónico:

El caos que se produce por el simple hecho de no saber cómo procesar la información que entra a toneladas todo el tiempo, tanto en la computadora como en el teléfono celular, sólo hará que sientas abatimiento y sobrecarga. Todos los programas de correo electrónico tienen funciones de filtros, recordatorios, antispam, e incluso algunos permiten programar correos para enviarse más delante. Quizás sea hora de revisar los cientos o miles de mails que tienes sin procesar, declararlos “completos” -por ejemplo, los de seis meses hacia atrás-. También puedes hacer un resguardo o back-up si corresponde, y que clasifiques para conservar, exclusivamente, la información que sabrás que podrías necesitar más adelante.

Tener momentos en el día específicamente para responder los correos, no copiar a todo el mundo -solamente a las personas indispensables- y procesar rápidamente cada mail que llega, es una de las grandes liberaciones mentales que vas a tener.

5) Cuidado con el multitasking:

Hace dos décadas se impuso la moda de que se asociaba a la alta productividad con hacer muchas tareas al mismo tiempo, y, de paso, ser un poco obsesivos. Actualmente, las neurociencias han descubierto que tener tu mente dividida haciendo diversos procesos cerebrales al mismo tiempo, no te dan efectividad ni calidad. Es mejor hacer las tareas de a una, manteniendo flujos de trabajo poniéndole la agilidad necesaria, que abordar todos los asuntos a la vez.

Si no sabes cómo administrar tu tiempo ni frenar tu ansiedad por querer hacer todo a la vez, puedes leer libros, tomar un curso, ver videos, practicar meditación o mindfulness, y también considerar coaches especialistas en productividad. Posiblemente lo que visualizas respecto a tu organización, tal vez sea el emergente de otro tipo de temas que están debajo. Por ejemplo, el afán por el perfeccionismo, la mirada ajena, o un sentimiento de sentirte “menos profesional” si no haces multitud de cosas a la vez.

6) Planifica la semana, incluyendo tu tiempo personal:

Para finalizar, este tip puede ser el que realmente te va a cambiar la secuencia diaria. Utiliza media hora antes de arrancar tus jornadas laborales de la semana, para planificar los trazos principales de lo más importante y los compromisos que ya asumiste. Sugiero que te guardes espacios libres para avanzar con lo operativo, y, de paso, no una agenda tan sobrecargada de tareas. También, recomiendo que incluyas en la agenda todos tus espacios personales: el gimnasio, una cena, tiempo en familia, tu desarrollo personal y profesional.

La idea es que evites usarla solamente para lo laboral, sino que también hagas importante los compromisos contigo. Así, tendrá más sentido tu vida, tu ser y hacer en el mundo. Al llevar adelante estos seis puntos empezarás a ver cómo la vida empieza a ser más equilibrada y completa; en balance, y adquirirás una mayor maestría para organizar eficazmente tu tiempo.

* Daniel Colombo es facilitador y máster coach ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos.