Cómo hacer reuniones virtuales de trabajo exitosas

En el marco de la pandemia del Coronavirus muchas actividades comienzan, con mayor intensidad que en otros momentos, a ser virtuales. Así, el teletrabajo o home office se multiplica, al igual que las reuniones y presentaciones online, y también las entrevistas laborales.

Por eso, MDZ refrescó algunos consejos de Adecco Argentina, filial de la empresa líder en el mundo en consultoría integral en Recursos Humanos, que brindó una serie de consejos para afrontar este tipo de reuniones o entrevistas virtuales que, para muchos, pueden ser un nuevo reto a superar.

Reuniones virtuales

Es que los equipos de trabajo tuvieron que reinventarse y buscar otras formas para continuar con sus reuniones habituales. Muchas empresas ya utilizaban aplicaciones para tener videoconferencias pero, para otras, tener reuniones virtuales es algo nuevo.

1-   Elegir la aplicación correcta: Hay muchos programas que permiten hacer encuentros virtuales, pero todas tienen sus restricciones, algunas tienen un límite de participantes, otras son pagas y algunas no tienen buena conexión. Elegir la aplicación correcta es fundamental para que la reunión sea exitosa y sin imprevistos.

2-   Promover reuniones ágiles: La duración de estos encuentros es muy importante. Lo ideal es que no duren mucho tiempo para que sean productivas y se alcancen las metas de la reunión. Además, es importante respetar la dinámica de la reunión, la opinión del otro y ceder la palabra cuando corresponda.

3-   Comportarse adecuadamente: La videoconferencia es un modo de comunicación cara a cara con una particularidad: todos los participantes pueden ver lo que uno está haciendo, por lo que siempre hay que adoptar una postura que denote interés hacia lo que se está viendo y escuchando.

4-   Claridad en la comunicación: Utilizar un tono de expresión adecuado y hablar con claridad. No es necesario acercarse tanto al micrófono ni a la pantalla, ya que el sonido podría saturarse y las facciones del rostro se verán más marcadas de lo normal.

Video entrevistas

Es fundamental prepararse para el tipo de “video entrevista” que se va a utilizar.

Existen dos posibles entrevistas a través de este formato: en vivo o mediante plataformas que permiten que el empleador envíe las preguntas por escrito durante una “sesión” a la que el postulante debe ingresar, y responderlas en el momento mediante video. Los mismos quedarán guardados y el empleador podrá analizarlos posteriormente.

Ambas posibilidades merecen su debida preparación, pero en los dos casos es importante chequear la conectividad y acomodarse en un lugar donde se sepa que la señal es buena y no se cortará. También, es de suma importancia probar ambas plataformas previamente para saber que funcionan en el dispositivo que se va a utilizar.

Los siguientes tips son muy importantes para video entrevistas exitosas, así también para tenerlos en cuenta al momento de realizar reuniones laborales virtuales:

1-   Encontrar el espacio correcto: Así como se debe encontrar un lugar con buena conexión, encontrar un espacio sin muchos ruidos de fondo, y lo más neutro y ordenado posible, será beneficioso tanto para el entrevistador como para el entrevistado.

Tener en cuenta no solo el recuadro que se verá en cámara, sino la totalidad del espacio, ya que siempre existen posibilidades de tener que pararse o moverse por algún motivo externo o porque el entrevistador así lo solicite.

2-   Prestar atención a la vestimenta: La apariencia es igual de importante que en cualquier entrevista. Esto ayudará además a sentirse más cercano a la experiencia tradicional y a ponerse en sintonía con lo que la situación amerita.

3-   Estar atento/a al desajuste entre audio y video: En el caso de una entrevista en vivo, es probable que haya un leve “retraso” en el audio. Simplemente se debe tener esto en cuenta y esperar al menos un segundo para comenzar a hablar; de esta forma, las palabras del entrevistador no se pisarán con las del entrevistado, y se evitan las interrupciones.

4-   Cuidar el contacto visual: Inevitablemente se tiende a mirar al entrevistador a la pantalla, pero tratar de hablar mirando directamente el punto de la cámara, se verá y sentirá más personal desde el otro lado; creando una cercanía que se asemeja a lo que sucede en una entrevista tradicional.

5-   Preparar notas y consultas: Si bien una entrevista en video trae muchos desafíos y se sale de lo tradicional, tiene un beneficio y es que se puede tener cerca algunas notas a tener en cuenta, posibles puntos que no se quieran olvidar al responder algunas preguntas y consultas al empleador sobre el posible nuevo trabajo.

6-   Mostrarse natural: Por último, al igual que en todas las entrevistas, mostrarse natural y ser uno mismo es de suma importancia. En el caso de una entrevista en video, esto puede resultar más difícil porque se está más acostumbrado a interactuar en persona; procurar mostrarse relajado y restarle importancia a la cámara.

Al fin y al cabo, es simplemente otra forma de que el empleador conozca a los postulantes, solamente que sin coincidir en un espacio físico.