Incendio en Guaymallén: qué expedientes se perdieron, cómo es la "recuperación" y cuándo terminará
El 21 de mayo todas las actuaciones administrativas deberán iniciarse y tramitarse únicamente en soporte digital. En la comuna siguen reconstruyendo los expedientes.
El incendio en Guaymallén ocurrió en abril pasado.
Milagros Lostes - MDZLa Municipalidad de Guaymallén avanza en la recuperación institucional tras el incendio que afectó su sistema informático el pasado 14 de abril y retornará al expediente digital a mediados de junio. Mediante el decreto municipal 1678/26, el intendente Marcos Calvente dejó sin efecto el esquema excepcional y transitorio de expedientes en papel y autorizó la reanudación del sistema de expediente electrónico "Kiltex", junto con la aprobación de un manual específico para reconstruir la documentación administrativa afectada por el siniestro.
La medida pone fin al régimen transitorio establecido por el Decreto 1500/26, que había ordenado el retorno al soporte papel como consecuencia de los daños sufridos por la infraestructura tecnológica municipal. El incendio se desarrolló en el tercer piso, en el área del data center.
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La decisión se adopta luego de que la Dirección de Innovación y Atención al Vecino informara la actualización de las "pautas operativas" necesarias para restablecer el funcionamiento del expediente digital y avanzar en la recuperación de la información perdida.
La recuperación en Guaymallén, al 40%
Diego Lázzaro, director de Innovación de Guaymallén, señaló a MDZ que el incendio del data center afectó a casi el 100% de los expedientes que estaban cargados en la nube y que la reconstrucción se ha estado haciendo bajo el sistema Kiltex, donde se rastrea la información (como PDF, archivos y notas, entre otros) y se informa qué usuario o dependencia "descargó" antes del incendio esos archivos, para volver a recuperarlos.
"Lo que sí no tuvo problemas y 'se salvó' fue toda la información contable, porque se trata de un sistema que ya estaba en la nube y estábamos en la migración del sistema de rentas", comentó Lázzaro.
Para los archivos perdidos, explicó que con el sistema Kiltex "sabemos qué usuarios y dependencias tuvieron acceso a los archivos, PDF y expedientes en cada uno de los casos y los descargaron. En base a eso, hemos hecho el camino para volver a tener toda esa información", dijo el funcionario.
Actualmente, ya se consiguió el 40% de todos los expedientes perdidos, y se oficializó todo un proceso de recuperación, según cada caso.
Sobre qué tipos de datos y expedientes son los que se perdieron, indicó que "van desde una nota hasta un expediente de pago. Toda la información lña vamos reconstruyendo, en algunos casos de forma automática con Inteligencia Artificial (IA) y en los casos que son urgente para nosotros, de manera manual".
En tanto, dijo que se espera llegar al 100% de recuperación en por lo menos 60 días (dos meses), donde aseguró que tendrán un sistema "más robusto que el que teníamos anteriormente".
Lázzaro señaló que han aprovechado también para realizar una "limpieza de la base de datos", que no se hacía desde hace años, y que "afecta a por lo menos el 5% de los contribuyentes", que representan a casi 7.000 vecinos de la comuna, que son quienes suelen tener problemas en términos de trámites municipales, ya sea errores en la dirección o en los nombres y datos personales, entre otros.
En el caso de los comercios, que son unos 10.000 en toda la comuna, afirmó que ya están en más de un 95% recuperados.
Otro caso es el de las contrataciones y licitaciones, que también se vieron afectadas, pero que ya están en proceso de restauración digital. "Tenemos toda la información en papel y a resguardo, lo que perdimos fue el formato digital, que es el que estamos recuperando día a día. La información está, pero en formato físico; y ya subimos toda la información de las compras y de los pagos", comentó Lázzaro, y dijo que la próxima modernización será en esta área.
Por último, agregó que los actos administrativos (como pueden ser las firmas de decretos, entre otros) también están en formato papel y están siendo cargados, pero comentó que no han tenido algún tipo de retrasos. "Por ejemplo, las presentaciones al Tribunal de Cuentas ya las realizamos y así con todos los organismos", especificó.
Vuelta al formato digital
Volviendo al decreto firmado por Calvente, la norma establece que desde el 21 de mayo todas las actuaciones administrativas deberán iniciarse y tramitarse íntegramente en soporte digital mediante el sistema Kiltex.
Además, determina que los expedientes que fueron gestionados temporalmente en papel deberán ser digitalizados para su incorporación al sistema electrónico, mientras que las distintas secretarías y direcciones deberán designar responsables operativos para controlar la carga y seguimiento de la documentación.
La coordinación general del proceso quedó en manos de la Dirección de Innovación y Atención al Vecino, que tendrá facultades para "coordinar y supervisar" la implementación y emitir instrucciones complementarias.
Cómo será la "reconstrucción de expedientes"
Uno de los aspectos centrales del decreto es la aprobación -en su anexo- del "Manual Operativo de Reconstrucción de Expedientes Administrativos", diseñado para recuperar documentación cuyo resguardo digital se vio afectado por el incendio.
El objetivo del procedimiento es "garantizar la continuidad jurídica de las actuaciones municipales, preservar la integridad de los datos y mantener la numeración original de los expedientes para asegurar su validez ante organismos de control y auditoría".
El documento establece que todos los expedientes reconstruidos deberán ser identificados con la palabra "RECONSTRUIDO" en su carátula y conservarán la numeración original asignada antes del siniestro.
Qué expedientes deberán recuperarse
El anexo determina que el proceso alcanzará a los expedientes no archivados comprendidos entre agosto de 2025 y la fecha del incendio, además de todas las actuaciones que permanecían en trámite al momento de la contingencia.
En ese sentido, diferencia dos situaciones: para los expedientes archivados antes de agosto de 2025, cuyos respaldos deberían encontrarse completos, la publicación en el sistema digital se realizará por la empresa prestataria.
En tanto, para los expedientes archivados entre agosto de 2025 y abril de 2026 o que permanecían en trámite al momento del incendio, deberán ser reconstruidos.
Si el área del expediente posee una copia digital completa descargada antes del siniestro, deberá remitirla a la Dirección de Innovación para que la empresa KILTEX restituya el expediente conservando su número original.
Pero si no existe un respaldo completo, cada dependencia que haya intervenido en el trámite "deberá aportar informes, actuaciones y registros propios para reconstruir la secuencia administrativa de manera cronológica".
El procedimiento incorpora un fuerte componente de control documental, ya que cada archivo agregado a un expediente reconstruido deberá estar acompañado por una nota de incorporación donde se detalle qué documentación se aporta, quién la incorpora, cuándo fue generada y bajo qué circunstancias fue recuperada.
Además, el responsable del área deberá firmar una declaración jurada certificando que la documentación constituye una copia fiel de los originales y que no sufrió modificaciones, alteraciones o supresiones.
Para los casos en que la información haya podido recuperarse a través de los discos rígidos analizados por la empresa KILTEX, el anexo prevé una constancia específica de autenticidad y migración digital, mediante la cual se certificará que los documentos recuperados mantienen plena integridad y validez jurídica.
Plazos para la reconstrucción
El manual también contempla la posibilidad de que algunos expedientes no puedan reconstruirse de manera inmediata y se establece que, antes del archivo definitivo, deberá incorporarse un acta de cierre indicando si la reconstrucción fue total o parcial. Cuando existan dudas sobre la completitud de la documentación, se prevé un plazo adicional de 60 días para incorporar nueva información recuperada.
Asimismo, cualquier situación no prevista en el procedimiento será analizada por un comité integrado por la Dirección de Innovación y Atención al Vecino, la Dirección de Asuntos Jurídicos y las secretarías municipales.