"Despapelización del Estado": desde el 1º de julio todas las áreas deberán digitalizar sus trámites
A fines del año pasado, Mendoza se sumó a la tendencia mundial de prescindir del papel en la burocracia diaria de sus kafkianos organismos públicos. En noviembre, el gobernador Alfredo Cornejo confirmaba que el bono de sueldo de los empleados del Estado (más de 100.000) tendría desde enero su versión electrónica, como así también el Boletín Oficial y los expedientes administrativos del Poder Ejecutivo.
"Si alguien necesita imprimir su recibo de sueldo lo podrá hacer, pero van a estar disponibles para que lo bajen en una aplicación. No se entrega nunca más el bono papel", garantizaba Cornejo.
La consigna, además del lógico y considerable ahorro de papel y de horas de trabajo, era y es agilizar los mecanismos del Estado que piden a gritos un aggiornamiento y transparencia. Todo esto en un contexto de modernización del Estado que incluye, entre otras variables más ambiciosas, la apertura de datos a la ciudadanía, léase un mayor acceso a información de interés general.
Ya concretada la primera etapa, con el bono de sueldo y el Boletín Oficial en versión digital, el próximo desafío de esta "despapelización del Estado" es llevar al formato electrónico numerosos trámites que corresponden a distintas reparticiones del sector público (ATM, DGE, Defensa al consumidor, OSEP, etc.). Este paso tiene que estar en pleno funcionamiento a partir del 1º de julio. Así quedó establecido en el Boletín Oficial del 5 de diciembre de 2016 con firma de Cornejo.
Ulpiano Suárez, subsecretario de Gestión Pública y Modernización del Estado y cabeza visible de este proceso que la Nación busca replicar en todo el país, explicó a MDZ en qué etapa está hoy este proceso y qué resultados se están obteniendo en la provincia: "El plazo para todas las áreas del Estado incorporen el expediente electrónico es el 1º de julio. Hay áreas que están más avanzadas que otras. Estamos trabajando con la coordinación de profesionales de Ciencias Políticas (UNCuyo) en el relevamiento de los procesos. Luego tomará la posta la Dirección de Informática. Es una tarea lenta porque hay que hacer un relevamiento área por área e ir capacitando al personal gradualmente. Son más reparticiones que las que se anunciaron en un principio, porque otras se van incorporando de a poco. Por ejemplo, cuando asumió el ministro Kerchner nos planteó la necesidad de digitalizar las licitaciones públicas. Sin duda, va a ser una herramienta muy útil para la transparencia de lo que implica la obra pública. La despapelización del Estado es básica para la transparencia".
"En números, el ahorro es de $492.000 en papel, más $360.000 impresión y $120.000 de gastos de servicio de correo utilizado por la DGE. Al año dejamos de utilizar más de 8,25 toneladas de papel. Sólo en los bonos de sueldos dejan de ser impresas 3.300 resmas. Esto, traducido en recursos naturales, representa unos 124 árboles. En la economía anual se evita una erogación de casi $1.000.000 y 1.640.000 hojas de papel menos".
Tomando el cálculo en base el movimiento de 2016, se confeccionaron unas 3 millones de piezas administrativas, lo que equivale a 9 millones de hojas o 45 toneladas de papel. "Traducidos" en términos naturales, un "bosque" de 675 árboles. Ahora todo este proceso se simplificará con los expedientes electrónicos.
El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), tal el nombre de este plan, está compuesto por distintos módulos: Comunicaciones oficiales, Generador de Documentos Electrónicos Oficiales (GEDO), Trámites a Distancia (TAD) y Expediente Electrónico (EE).
Lo proyectado también apunta a unificar las mesas de entrada de todos los ministerios. Esto incluirá una isla de escaneo de notas en papel que presenten los particulares para iniciar un trámite y a partir de ese momento se iniciará el expediente electrónico que luego se derivará a la o las dependencias que intervengan en el trámite.
Por tener códigos administrativos y de procedimientos parecidos a los de Mendoza, el software con el que se trabaja para eliminar el papel en la administración pública se basa en el utilizado por la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
"Es un sistema bueno el de Buenos Aires. Pero en el camino van apareciendo desafíos y así fue como nuestro equipo pudo realizar mejoras, sobre todo para la búsqueda de expedientes, y esa modificación luego fue aportada a la Nación. Hasta ahora no hemos tenido inconvenientes; llevamos 30.000 documentos electrónicos, más de 6.000 expedientes y se capacitaron más de 1.000 empleados públicos. Actualmente hay más de 30 dependencias que ya recibieron capacitación con la idea de que ya no se generen más expedientes de papel. El sistema unificado de la mesa de entrada simplificará todos los trámites".
En cuánto a la devolución que han tenido del personal, Suárez la considera más que positiva ya que el uso del portal del empleado público se incrementó un 200% y como en cada ocasión que se ingresa hay que actualizar los datos, se logró poner al día la información del 75% de la planta estatal. Lo último que se había cargado databa del 2013, durante la gestión de Francisco Pérez.
Según el referente local de la modernización estatal, "Mendoza estaba muy atrasada, a la cola del resto de las provincias. Tuvimos que arrancar de la nada; había mucho para hacer. El acuerdo que firmaron el ministro Ibarra y el gobernador Cornejo abrió la puerta a esta necesaria actualización".
En cuanto a la seguridad del sistema, Suárez admite que si bien siempre puede existir algún riesgo, el sistema es muy seguro. "El expediente que se genera electrónicamente es inalterable. Hay documentos que llevan firma digital y eso está contemplado en las normas de seguridad. Igualmente, a nivel nacional se sigue trabajando para que todo el proceso sea cada vez más seguro".
En cuanto al destino de los expedientes que ya caducaron, por ahora sólo se archivan, pero no se descarta que a futuro se eliminen si ya no tienen ninguna gravitación legal. "Desde el 1º de julio todos los expedientes en trámite sí o sí deberán ser electrónicos", garantizó Suárez.
Uno de los ejes de la ambiciosa modernización es que también se plieguen los municipios. Varios de ellos -Godoy Cruz, Guaymallén, General Alvear, Las Heras, Maipú, Capital y Luján- en mayor o menor medida ya están capacitándose para aplicar estas herramientas imprescindibles para agilizar y transparentar sus procesos administrativos.
En cuanto a los otros poderes (Judicial y Legislativo), el avance aún es parcial. La Corte, por ejemplo, ya ha tenido contactos con el Ministerio de Modernización, pero pocos avances a la vista. "Ellos deberían trabajar con un sistema propio. Sí empezaron hace un tiempo con las notificaciones electrónicas. Como abogado reconozco que sería mucho más práctica la despapelización, agilizaría los procesos. Hay áreas que ya están colapsadas de papeles", dice Suárez.
En 2015, Alejandro Pérez Hualde reconocía en una nota con este diario. "Nos manejamos con instrumentos modernos, pero procedimientos viejos. Incorporamos alta tecnología para hacer más rápido lo viejo y con mentalidad vieja. Esto pasa por no repensar los procesos y hacer una transformación profunda del sistema; la Justicia está en deuda con la comunidad. Tenemos tiempos que son inadmisibles".
En la Casa de las Leyes el panorama parece moverse un poco más, pero tampoco tanto. Tanto en Diputados como en Senadores se trabaja en la capacitación que conduzca a que expedientes, proyectos y normas sigan el camino de la digitalización.
En el plano nacional, el vicejefe del Gabinete de Ministros, Mario Quintana, confirmó que en un año eliminaron prácticamente el papel en los organismos de la Nación. Entre otros aspectos que apuntan a la transparencia de los actos de gobierno, el funcionario puso de ejemplo en cuanto avances la publicación de las licitaciones públicas en internet y el comienzo de las subastas online para las compras del Estado.