Cinco trucos para administrar los mails y evitar una sobrecarga de información

¿Sabías que, según los informes DMR, el trabajador de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos por día a nivel personal? ¿Y que la mayoría de nosotros revisamos nuestro correo electrónico en el trabajo cada 6 minutos?

Para estudiar el problema de los emails, un equipo dirigido por investigadores de la Universidad de California conectó a cuarenta oficinistas a monitores de frecuencia cardíaca inalámbricos durante unos doce días. Descubrieron que cuanto más tiempo pasaban usando el email en una hora determinada, mayor era su estrés.

Además, revisar constantemente nuestros correos electrónicos podría ser malo, según una encuesta de 2021 realizada por Mail Manager. La encuesta, realizada a 500 líderes empresariales, encontró que más de la mitad informaron que se sentían frustrados por no poder encontrar documentos específicos en su bandeja de entrada, lo que los hacía sentir como si estuvieran:

• perdiendo el tiempo (63%)
• ser menos productivo (48%)
• perder información del proyecto (52%)

Con el rápido crecimiento del correo electrónico, se comenzaron a reemplazar todas las formas que solíamos comunicarnos. De repente comenzamos a tener menos reuniones, menos llamadas telefónicas y menos conversaciones reales en persona. Esto significa que sacrificamos la comunicación real y esporádica en persona con múltiples correos electrónicos de ida y vuelta con clientes y gerentes, correos electrónicos que toman mucho tiempo y solo contamos con una persona (nosotros mismos) para responderlos.

Con el flujo constante de mensajes, estamos expuestos a una sobrecarga de información. Según un estudio del Pew Research Center, el 20% de las personas dice sentirse abrumados por la información. Esto sucede cuando estamos expuestos a más de la que podemos manejar y que a menudo nos lleva a tomar decisiones ilógicas o retrasa nuestras decisiones aún más.

Cuando nos sobrecargamos, nuestro cerebro simplemente no puede procesar toda la información que llega. Suele pasarnos cuando recibimos innumerables correos electrónicos de compañeros de trabajo, gerentes y jefes a lo largo del día, o nos enfrentamos a la presión de producir constantemente contenido excelente, lo que genera una mentalidad de "más es mejor" o constantemente hacemos malabares con las múltiples tareas que nos asignan.

Sin embargo, no podemos simplemente apagar nuestra computadora y teléfonos, especialmente si nuestro trabajo está en línea. No es fácil alejarse de esos correos electrónicos, pero tampoco es necesario que los elimine por completo. Según Vanessa Van Edwards, autora de Cautívate: La ciencia de tener éxito con las personas, estos son 5 consejos para manejar la sobrecarga de información.

• Paso 1: anotar los procesos

Cada vez que recibamos un correo electrónico, preguntémonos: ¿cuál es el proceso subyacente que este correo electrónico está tratando de impulsar? Si el correo electrónico es importante, el remitente del correo electrónico depende de nuestra respuesta para poder continuar con los siguientes pasos.

La clave aquí es tomarse el tiempo para escribir la respuesta en una hoja de papel o tomar una nota. Es posible que se dé cuenta de que algunos correos electrónicos no tienen un propósito importante.

• Paso 2: buscar la única cosa

Ahora viene la parte interesante: ¿qué es lo único que podemos hacer para facilitar el proceso? Puede ser tan simple como usar una herramienta como Calendly para programar reuniones frecuentes con un cliente en lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta. O podemos ahorrar mucho tiempo creando plantillas de correo electrónico para esos mails semanales repetitivos.

Este paso es crucial porque le dice a nuestra mente que la comunicación es más que solo el correo electrónico. Una vez que hayamos encontrado “la única cosa” y hayamos eliminado el estrés de los correos electrónicos constantes, comenzaremos a tomar el impulso para tomar el control de nuestro tiempo nuevamente.

• Paso 3: eliminar la bandeja de entrada

Hay recursos que no son necesarios que estén en la bandeja de entrada. Otros elementos como un documento colaborativo para dejar comentarios o una plantilla de recursos con los enlaces relevantes en su software de gestión de proyectos si lo son. También podemos configurar el software para establecer notificaciones fuera del tiempo de trabajo profundo.

• Paso 4: reuniones por correo electrónico

En lugar de enviar correo electrónico tras correo electrónico, intentemos programar una o dos reuniones semanales en las que cubra temas importantes (y así ahorrarnos mucho tiempo de los correos electrónicos en el proceso).

Si tenemos que tomar una decisión o tener una conversación importante por correo electrónico, es mejor tener una reunión. Los correos electrónicos pueden ser un gran recordatorio para avisar a las personas sobre una próxima reunión, pero es mejor mantener los temas importantes fuera del mail.

• Paso 5: hacer “dieta” de correos electrónicos

Al igual que todas las dietas, está bien comenzar de forma lenta y constante para introducirse en el nuevo sistema. A pesar de que el correo electrónico parece ser el recurso necesario para todas las empresas modernas, la clave está en no detener el correo electrónico o la comunicación por completo, sino reemplazar estos flujos de trabajo subyacentes.