Organización de eventos: tendencias que se vienen y por qué las empresas le tiene que prestar atención

En el mundo empresarial, la organización de eventos corporativos es una herramienta clave que puede servir para múltiples objetivos. Desde el posicionamiento de una marca, pasando por la vinculación, hasta el propio aumento de las ventas son algunas de las cosas que se pueden lograr mediante estos encuentros institucionales. 

En una nueva entrevista con MDZ Online, Silvia Citrullo, directora de Ceremonial Meetings y experta en organización de eventos corporativos, brindó detalles de cómo se logra un encuentro exitoso y qué están pidiendo las organizaciones. 

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-¿Cómo es organizar un evento corporativo?

-Generalmente, cuando las empresas organizan sus eventos institucionales o empresariales, hay que definir cuál es el objetivo o los objetivos que esta empresa quiere lograr. En principio, lo más importante es eso. ¿Qué objetivos quiere lograr a corto, mediano y largo alcance? 

-¿Cuáles son esas diferencias? Si uno quiere algo corto, algo mediano o largo…

Algo corto puede ser un congreso o una actividad en donde la empresa, cámara o asociación quiera nuevos miembros, por lo tanto, es un objetivo a corto plazo. Se puede medir cuando termina la actividad, cuántos nuevos miembros se anotaron en esta asociación o no en esta cámara. Un objetivo de largo alcance podría llegar a ser el posicionamiento de esta cámara o empresa ante determinados públicos que puede ser el público objetivo o pueden ser otros tipos. Esas son actividades y estrategias que demoran más tiempo y que no es solamente un evento, sino que se suman otras acciones de comunicación y de marketing. 

-¿Cómo llegaste a la organización de eventos? 

-En mi formación académica estudié ceremonial y protocolo. También tengo un posgrado en comunicación corporativa. Entonces la vida y la tendencia, mi vocación me fue llevando a lo que es la organización de eventos empresariales e institucionales. Fui de a poco trabajando para cámaras, para organismos de gobierno, para todo tipo de entidades públicas y privadas. De alguna manera me fue llevando la carrera y también mi propia vocación.

-¿Qué es lo que no puede faltar en un evento corporativo? 

-En principio creo que la clave está en la buena planificación. Un organizador tiene que tener un equipo de trabajo que lo acompañe y definir con la empresa cuáles van a ser los objetivos, dónde lo quieren hacer, qué tipo de actividad. Lo que es un evento corporativo es un universo muy amplio, que no es lo mismo el lanzamiento de un producto, que la inauguración de una sede, que en un seminario de capacitación. Tenemos una actividad muy amplia. 

En principio, creo que la clave para el éxito en el momento de la ejecución es una muy buena planificación. El organizador tiene que ser muy profesional y definir junto con el anfitrión que lo está contratando, cuáles van a ser los objetivos, qué es lo que se quiere lograr, qué presupuesto tenemos, porque quizás haya un empresario que quiera una actividad sumamente lujosa y no tenemos el presupuesto que acompañe. Por eso es muy importante también la selección de la sede.

Otra de las claves es la selección de los proveedores idóneos, sin eso se hace más complicado.

-¿Qué priorizar al momento de elegir la sede de un evento corporativo?

-Para la selección de una sede tenemos que considerar primero qué tipo de evento vamos a organizar y cuál es la capacidad. Porque si me piden organizar un congreso internacional, entonces eso implica muchas sedes, muchas salas y mucha demanda técnica. Por lo tanto, va a ser difícil que lo podamos organizar en un hotel boutique con tres salas o dos. Por lo tanto, tenemos que saber que hay hoteles internacionales que se van a adaptar al tipo de evento. 

Por eso en principio hay que saber qué tipo de evento vamos a organizar. Después tenemos que ver cuáles son las dimensiones de las salas y de los salones, dónde está ubicado, qué tipo de servicio brinda, el catering o el servicio técnico y qué plus les va a dar a esta empresa y al organizador. Esos, básicamente, serían los aspectos claves para la selección de una sede.

-Mencionabas también la importancia de los proveedores, ¿cómo elegís uno bueno?

-Una sugerencia es hacerlo por referencias. Cuando tienen muy buenas referencias, por lo general, es porque son idóneos, realmente muy confiables. Todos los proveedores con los que he trabajado, en principio, me han llegado a través de referencias y eso después, cuando trabajan y organizamos en conjunto todo tipo de evento empresarial y cumplen todo lo que dicen y las pautas, después ya se transforma en el equipo que el organizador tiene para todo tipo de reunión o de evento que quiera organizar. Las referencias son muy importantes.

Otro aspecto es reunirse con el proveedor, reunirse con la empresa de audio y video, con la empresa de catering, con la empresa de ambientación. Te tenés que reunir previamente para conocerlos bien. Si no tenés referencias, te reunís con ellos, los conoces y después tomas una decisión. No significa que tiene que ser ese proveedor. Podés seleccionar otro que no sea quizás el que tenías en mente, porque en el momento de la charla no te cierra. 

-¿Cómo lograr un éxito en la convocatoria?

-Es un ítem fundamental en lo que es la planificación y la realización de los eventos, porque si no logramos que venga el público que estamos esperando, es un objetivo que no se cumple, porque dentro de los objetivos está puntualmente el nivel de asistencia o no de determinado público.

Es fundamental establecer con el equipo de comunicación y de marketing. También hay que desmitificar que trabajamos solos. No trabaja solo un organismo, trabaja en conjunto con el área de relaciones institucionales o de marketing o de comunicación. Depende cómo esté diseñada la empresa, el organigrama, entonces siempre de alguna forma se trabaja en conjunto y se establecen pautas, en principio en difusión en redes sociales, acciones de email marketing, o también generar contenido orgánico. Por ejemplo, una actividad de determinada temática en donde podemos tener la posibilidad de hacerle una reportaje previo a un disertante muy relevante va a ayudar a generar contenido orgánico previamente a la actividad y eso va a ser también llegar al determinado público y lograr convocatoria. 

También un tema que no es menor, que parece antiguo pero que es muy eficaz, es el seguimiento telefónico. Si yo quiero que un determinado rango de invitados asista a mi evento y quiero que esté sí o sí, aplico el viejo y conocido es Follow up, el seguimiento telefónico. No es todo redes sociales. Hay acciones que hay que hacer para que determinado empresario o funcionario asista a nuestra actividad. Por lo tanto, el seguimiento telefónico de un rango de invitados lo veo sumamente importante, sobre todo si van a participar en actos de apertura o de clausura.

-¿Cómo se logra no fallar en la indumentaria a usar en un evento corporativo? 

-Tu pregunta es una pregunta clave y muy buena, porque hay que analizar varios aspectos. En principio, si te invitan a un evento corporativo tendrías que analizar dónde es el lugar, cuál es la sede, porque no es lo mismo que te inviten a la sala de directorio de una empresa que, por ejemplo, para la firma de un convenio, que te inviten a un salón de un hotel internacional cinco estrellas, el lugar también va a condicionar tu tipo de vestimenta.

Otro aspecto que tenés que considerar es el horario. No es lo mismo que sea al mediodía o temprano a la mañana, que sea a las 19. Eso también puede condicionar tu vestimenta. También hay que analizar y considerar cuál es el rol que vas a tener. Si por ejemplo, vas a tener un rol destacado como moderadora de un panel, bueno tu vestimenta vas a tener que poner más foco que si vas como una invitada general.

-¿Cuáles son las tendencias en los eventos corporativos?

-Para este año hay tres tendencias muy marcadas. En principio podemos hablar de que seguimos con la modalidad híbrida, que es un mix entre lo presencial y lo virtual. La virtualidad, que fue tendencia en pandemia, sigue, pero le fuimos agregando ya a partir de estos últimos años la presencialidad. Podemos tener una actividad en donde el disertante puede estar en Estados Unidos o en Europa y nosotros acá trabajando el evento desde la Argentina. La modalidad híbrida vino para quedarse. 

Otra tendencia también es la sustentabilidad. Eventos sustentables en sedes ecofriendly, en sedes ecológicas, tratando de ahorrar, por ejemplo en papel o de la menor huella de carbono posible.

Y una tercera tendencia que podríamos también considerar es el evento personalizado, es decir, qué es lo que quiere la empresa, qué quiere lograr, qué objetivos, dónde lo quiere hacer, cómo lo vamos a hacer, cómo va a ser el retorno de la inversión si el organizador trabajando en pos de los objetivos y a su vez que el invitado o el asistente sienta que esa actividad le va a proporcionar networking y objetivos propios.

Estas tres tendencias son las que se van a focalizar para este 2025 en eventos corporativos.