El error más común de las empresas en la transformación digital y los costos ocultos

En el mundo de las pequeñas y medianas empresas( pymes), pero en las empresas en general, es común que se valoren, e incluso se impongan, procesos adaptados "a la medida". La idea de tener un sistema que encaje a la perfección con la operativa propia resulta muy atractiva.

Pero ¿qué pasa cuando esa personalización implica reinventar la rueda, enfrentar sobrecostos o complicar actualizaciones futuras?

En mis más de 10 años trabajando con clientes, veo un patrón repetido: procesos extremadamente personalizados que fueron surgiendo y adaptándose “sobre la marcha” a medida que la empresa crecía. Lo que en un inicio parecía funcional, con el tiempo se convierte en un caos difícil de ordenar y aún más difícil de resolver.

A eso se suma la ausencia de sistemas integrales como los ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) o, en el mejor de los casos, la dependencia de herramientas obsoletas que quedaron atrás y que hoy resultan casi imposibles de migrar. Siempre digo lo mismo a mis clientes: cambiar un ERP a destiempo es como intentar trasplantarle el corazón a alguien mientras corre.

A todo esto, hay otro condimento muy común: otros sistemas que terminan reemplazados por nuestro querido Excel, ya sea para tareas propias de un CRM (Customer Relationship Manager – Gestión de Relaciones con Clientes) o de un WMS (Warehouse Management System – Sistema de Gestión de Almacenes) y más…

Sin embargo, los mejores softwares que resuelven estas necesidades siempre llegan acompañados de procesos estándar que conviene adoptar. Cada implementación es una oportunidad para cuestionar y mejorar los procesos actuales, aquellos que quizá sirvieron hasta aquí pero que, de seguir igual, se convertirán en un freno cada vez mayor para la evolución de la empresa.

Acá les cuento algunas ventajas de adoptar procesos estándar (como los que ofrecen estas herramientas y soluciones consolidadas).

• Costos reducidos y rápida implementación: usar procesos estándar disminuye costos y agiliza la puesta en marcha. Las mejores prácticas integradas facilitan la transición y aceleran los beneficios.
• Ahorro y retorno sobre la inversión (ROI): el 83% de las organizaciones con ERPs estándar que analizaron su ROI cumplieron sus metas económicas. El 66% mejoró la eficiencia, el 62% redujo costos y también hubo avances en productividad, colaboración y experiencia del cliente.
• Automatización sin infraestructura costosa: los ERPs en la nube permiten operar con flexibilidad, escalabilidad, seguridad y actualizaciones automáticas, sin requerir inversión en infraestructura física adicional. También facilitan el trabajo remoto y la colaboración en tiempo real.
• Eficiencia administrativa y financiera: el 87% de las pymes con herramientas digitales mejoró su contabilidad, el 76% confía más en sus datos y el 59% accede a reportes en tiempo real. (Según OpenWebinars.net)
• Calidad de ejecución y liderazgo institucional: el 85% de las empresas con consultoría especializada en ERP obtuvieron resultados positivos. El 77% señala que el apoyo del liderazgo fue crucial para el éxito. (Según Market.us)
• Incremento en la rentabilidad: las pymes que usan ERPs cloud y procesos standars pueden lograr hasta un 40% más de ganancias y favorecer el crecimiento económico nacional.

OIP (2)

El 85% de las empresas con consultoría especializada en ERP obtuvieron resultados positivos.

Archivo MDZ.

El costo de no usar procesos estándar

La personalización puede aumentar la complejidad de las actualizaciones, incorporar código específico que requiere mantenimiento adicional y exigir pruebas continuas al sistema. Esto lo veo todos los días traducido en requerimientos de cambio o adaptación de sistemas que cada vez crean mayores dependencias y complejizan toda la operación.

También hay costos ocultos y dependencia tecnológica. El software a medida implica mayor tiempo, costo inicial elevado, requiere mantenimiento constante y retrasa o impide hacer modernizaciones de software a tiempo, complicando la operación y la eficiencia de toda la compañía.

Riesgo estratégico y cultural

Un alto porcentaje de empresas fracasa en su transformación digital por no adaptar su cultura, estructura o mentalidad ya que todo este proceso va saturando a los usuarios/colaboradores por la carga que implica que las cosas no funcionen adecuadamente, el desgaste de crear los requerimientos, competir con otras áreas por la priorización de los mismos que crea una competencia innecesaria entre los equipos y divide a la compañía, esperar luego por la resolución y, quizá, volver a desilusionarse porque lo entregado no era lo esperado y ¡de vuelta a trabajar en el refinamiento! Pfff, ya me cansé….

* Fernando Freytes. Advisor en Transformación Digital. Fundador de Qaliqay Digital Partners.