Oratoria práctica: 5 packs de consejos para hacer presentaciones online

Este paso del vivo al trabajo a distancia es una experiencia completamente nueva para la mayoría de las personas, que, de un día para otro, se vieron en la necesidad de adaptarse para seguir con sus actividades lo mejor posible.

La falta de preparación de quienes están frente a cámara es otro de los aspectos que queda demostrado, ya que exponer en forma online requiere de otras habilidades respecto a hacerlo frente a frente. Tanto sea que vayas a dar una charla virtual, como liderar a tu equipo o ser participante de una reunión de trabajo, estarás expuesto en cámara. La forma en que lo haces habla mucho de ti.

• Cómo conectar con la gente a distancia

Al estar a distancia se impone una cuarta pared (que en este caso no es el borde del escenario de un teatro) sino que la virtualidad planta una separación que necesitamos superar con ingenio y, sobre todo, con ser un profesional competente para hablar en público.

Un 75% de las personas padece de glosofobia, la fobia a hablar en público y de exponer sus ideas frente a los demás, ya sea en un pequeño grupo como ante un auditorio enorme. En mis seis libros y cursos abordo extensamente las formas de superarla con el ingrediente indispensable para tomarle el gusto a la oratoria: la práctica permanente.

Ahora, en el mundo virtual, esta tendencia se puede agudizar si el expositor no ha sido convenientemente preparado.

• 5 packs consejos para evitar papelones online

La dinámica de las presentaciones, el timming de atención del público vía Internet, los estímulos sensoriales y los aspectos formales de preparación también se ven alterados al pasarlos al formato online.

Estas ideas te ayudarán a prepararte con anticipación y prever los aspectos necesarios para hacerlo con profesionalismo e impacto:

PACK NÚMERO 1: Sobre el contenido

El mundo online tiene sus códigos respecto a la agilidad de las presentaciones. La sugerencia es que te enfoques en contenidos cortos, específicos, ir al punto y que los presentes de una forma amena, sencilla y sin lenguaje rebuscado.

La atención online se dispersa prácticamente cada tres minutos; entonces, necesitarás traspasar la pantalla con tu presencia y, por supuesto, el interés que despierte tu tema. Una duración adecuada sería no más de 45 a 60 minutos continuados, con pausas y estímulos para el público.

Si estás en una actividad más extensa, sugiero hacer breaks y pausas activas, para que se recobre la energía del auditorio virtual.

En este formato no tendrás el registro de qué hacen las personas mientras te ven y escuchan; incluso es posible que ni siquiera estén con sus cámaras activadas; por lo que trabajarás permanentemente en captar su atención con distintos estímulos expositivos.

Si te toca exponer a primera hora de la mañana, luego del almuerzo o al final de la jornada, el desafío es doble por los aspectos del cansancio y la alcalinidad del proceso digestivo después de comer.

Que seas un profesor muy renombrado o un experto en tu materia no significa que lo puedas transmitir eficazmente a distancia: necesitas entrenar estas habilidades para llegar a impactar a la gente.

Prepara materiales de apoyo para proyectar al compartir la pantalla; prevé tenerlo abierto y listo en tu computador para no demorarte buscándolo mientras el público espera.

Trabaja con imágenes (aproximadamente un 70% del espacio visual)I) y frases cortas que transmitan los conceptos; o bien, despliégalos uno a uno (30% del espacio destinado al diseño).

Incluye tus datos, web y contacto en cada presentación. Y prevé espacios de relax para el público online, volviendo a conectar, verse los rostros y, de paso, podrás calibrarlos con preguntas sencillas, o pedirles que levanten la mano en la plataforma o cualquier dinámica que los haga participar, más allá del chat.

En mi caso, me gusta insertar música: cada participación que realizo tiene su banda de sonido, que, incluso, coloco en Spotify para que los participantes la sigan, y así harás de tu charla algo perdurable.

A propósito, siempre viene bien lanzar consignas y que las personas respondan por esa vía. Y, en ciertos momentos, podrás habilitar los micrófonos de todos los presentes y establecer el ida y vuelta más coloquial, respondiendo preguntas o aclarando dudas.

Recuerda que siempre necesitas mantener a tu cargo la gestión de las funciones de compartir pantalla y micrófonos para que evitar situaciones indeseadas. Estás liderando la experiencia, y lo que espera tu público es que los guíes en el proceso, tal como lo harías si estuviesen presentes.

PACK 2: CREA UN ENTORNO APROPIADO PARA LA TRANSMISIÓN

Para transmitir y conectar online con el público es fundamental cuidar los aspectos formales.

La calidad de la conexión a Internet es fundamental: de esto depende el éxito o fracaso de tu presentación. Asegúrate de chequear todo hasta diez minutos antes de comenzar; tener los links de acceso y contraseñas apropiadas; hacer una prueba de tu material a proyectar con otra persona remota. En los diez minutos previos, dedica cinco a relajarte, respirar y enfocarte en la visión de éxito de tu charla; los otros, a estar listo y atento para empezar siempre a horario.

Vístete profesional: nada peor que alguien mal trazado en cámara. Y si a eso le sumas una iluminación deficiente la percepción irá cayendo en picada. Necesitas tener luz de frente, preferentemente apuntando de arriba hacia debajo de la línea de tu rostro, que será lo principal que se verá en celulares o computadoras; y también dos luces, izquierda y derecha, como complemento, buscando que no haya demasiadas sombras detrás. Te sugiero que utilices luces de refuerzo aún de día, para emparejar la calidad de imagen.

Controla el tiempo: es tu responsabilidad el cumplimiento del horario y que el material se presente en forma fluida y no forzada en los minutos asignados.

Prepárate desde una hora antes: me ha tocado presenciar charlas virtuales muy temprano, donde era evidente que el expositor recién se levantaba.

Busca un fondo lo más neutro posible. Quizás estar echado en un sillón te resulte cómodo, aunque tal vez no sea la mejor imagen que quieres proyectar profesionalmente. Una pared blanca o de colores suaves será suficiente.

Según la plataforma en la que transmitas, elegirás la posición de tu cámara, vertical u horizontal. Los celulares traen muy buenas cámaras, aunque si necesitas incorporar materiales al compartir pantalla, administrar una sala de participantes, y otras funciones, te será más sencillo hacerlo desde tu computadora.

Utiliza auriculares con micrófono para que tu voz se escuche fuerte y clara. O también puedes invertir en una buena cámara con micrófonos de calidad para asegurar una mejor imagen y sonido, que son esenciales.

Gestiona lo mejor posible los ruidos del entorno donde estás, y considera la posibilidad de compartir algún material escrito, una guía o check list, para que las personas fijen conceptos. Podrás compartirlo durante la presentación o enviarlo ni bien finaliza la transmisión, con unas palabras de agradecimiento.

Si estás coordinando una reunión de trabajo on-line, mantén el orden en la sala para asegurar que todos se sientan integrados. Te sugiero realizar alguna dinámica de check in cuando inicias, para calibrar emocionalmente al equipo y saber en qué estado están las personas ese día.

Lo mismo puedes hacer con el público disparando preguntas para que ellos respondan por si o no, o con un emoticón, o una palabra como forma de activarlos.

PACK 3: SOBRE TUS RECURSOS AL HABLAR EN PÚBLICO

En el formato online es esencial tener ritmo, cadencias y matices al hablar. Nada peor que una presentación aburrida y con un orador monótono.

Entrénate y repasa la presentación al menos tres veces antes de exponer.

Descansa lo suficiente para no tener los efectos del bajón de energía en el momento de estar online.

Coloca un vaso con agua a temperatura ambiente a mano, para beber sorbos durante toda tu presentación.

Alterna tu posición de sentado o de pie (si el espacio te da, aunque el tiro de cámara quizás haga que pierdas la visión de tu rostro frente a los demás) con movimientos corporales suaves que acentúen tus conceptos y tengan sentido. Por ejemplo, poniéndote levemente de lado en algún momento; o, si quieres hacer un llamamiento o una reflexión especial, puedes acercar tu rostro levemente a la cámara para “cruzar” las pantallas. Recuerda que se deforman un poco las imágenes de manos y elementos frente a ella, por lo que no abuses de esta idea; claro que todo depende del tema y el clima que quieras lograr.

Recuerda que los gestos y el tono de voz son más del 90% de la comunicación, y el resto es el mensaje. Por lo tanto, la proporción de gestualidad y tono de voz es fundamental para lograr una presentación de impacto.

PACK 4: CUIDA TU VOZ

El desgaste del instrumento vocal puede ser mayor si no se sabe cómo administrarlo durante las presentaciones online.

La tendencia de la mayoría es a gritar o utilizar un tono que no es el habitual, porque inconscientemente, lo que se busca es generar más cercanía. Entonces, surge el esfuerzo vocal que puede revisar en fatiga de las cuerdas vocales.

La recomendación es que seas natural, no fuerces la voz ni generes tensión adicional en tu cuerpo, ya que todo eso te agotará física y emocionalmente.

Quienes nos dedicamos a trabajar con la voz lo sabemos: si no cuidas el instrumento, se desgasta y tus posibilidades se limitan.

Consulté a Débora Gutkin, experta en voz hablada, licenciada en fonoaudiología (Matrícula Nacional Argentina 9123 y ex presidente de la Sociedad Argentina de la Voz), para que nos ayude con herramientas prácticas de prevención. Ella es una eminencia en la materia, y nos aconseja:

 - Hidratarse permanentemente durante las presentaciones y durante el día con agua o té verde; dos litros diarios como mínimo.

 - Chequear el volumen de voz necesario: si estás con micrófono puedes susurrar que igual te van a escuchar. Pregunta a los participantes si te escuchan y ven bien, y de paso, generas rapport.

 - Controlar tu postura corporal teniendo la pantalla frente a ti a la misma altura de los ojos.

 - Descansar la voz durante el día haciendo silencio y ejercicios indicados por un profesional de foniatría.

 - Respecto a los oídos, se recomienda no usar auriculares que se incrustan en el pabellón de la oreja ya que su uso prolongado podría afectar la audición. Puedes escuchar el audio desde el dispositivo que uses (sin auriculares), usar uno solo y alternar entre un oído y otro, o aquellos que son exteriores, para apoyar.

PACK 5: GENERA CONEXIÓN EMOCIONAL

Cualquier presentación pasa desapercibida si no conectas con el público: necesitas “atravesar la pantalla” para que el público te sienta cerca y se genere un ida y vuelta virtual.

La herramienta del storytelling te permite conectar tu tema con vivencias personales que enriquecerán el relato, ya que le agregarás el componente de la emoción.

En la misma línea funciona el uso de anécdotas, frases célebres o relatos y citas que sirvan de inspiración, conexión con el público, y a la vez, pueden servir de puente entre los distintos bloques de contenido.

Haz pausas: son tan valiosas como los silencios en la música; no abrumes a los participantes con información innecesaria: ve al punto, y enfócate en no más de dos o tres conceptos que quisieras que recuerden cuando haya finalizado la transmisión.

Recuerda que los expositores expertos preparan siempre sus presentaciones: no improvisan. Ese es un costo que se paga caro, y además dejará al descubierto tu falta de capacidad profesional, porque por más bueno que seas, si no logras transmitir tus ideas, hay algo que falla en esa competencia esencial para cualquier actividad.

El pensador Marco Aurelio dijo: “Antes de empezar a hablar, procura que en tu rostro pueda leerse lo que vas a decir. Sé concordante entre lo que dices, lo que haces y lo que muestras con tus gestos; cuida tu mensaje y tus formatos de presentación, y verás cómo el resultado a lograr será superador y positivo, para ti y para el público".

Daniel Colombo

Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina 2019. Miembro de John Maxwell Team.

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