Reuniones de Trabajo, el flagelo de nuestra era.
Si bien existe una gran cantidad de material sobre este tema, pocas veces se observan culturas organizacionales que desalienten los modelos o formas tradicionales de reunirse. De hecho, uno podría confirmar que ciertas conductas continúan firmemente arraigadas y que son expresadas con cierta ironía por Harry Chapman:
- Nunca llegue a tiempo a una reunión de trabajo: eso lo delata como novato.
- No diga nada hasta la mitad de la reunión: será considerado un sabio.
- Sea lo más vago e impreciso posible para no enfurecer a nadie.
- En caso de dudas, sugiera celebrar otra reunión para resolver lo que no se pudo en esta.
Siguiendo con este tono y si tuviéramos que hacer una lista de los tipos de reuniones existentes, podríamos resumirlas en el siguiente listado:
Reuniones para Escapistas. Son aquellas reuniones que favorecen la ausencia del trabajador ante el agobiante peso de la rutina diaria. Permiten una huida digna y un escape momentáneo del puesto de trabajo. Son el salvoconducto perfecto para la ingesta de café y la re-confirmación de lo que ya sabíamos. Si nuestro trabajo consiste en asistir a reuniones para escapar de nuestro puesto de trabajo, entonces deberíamos considerar otro tipo de solución. Ya sabemos que el escape no ha llevado a nadie a ninguna parte.
Reuniones por Herencia. Son aquellos encuentros que vienen determinados por derecho hace décadas y que nunca fueron puestos en duda. Estamos ante una reunión por herencia cuando escuchamos: "...Estas son las reuniones de los martes. Las realizamos hace 17 años, aunque ya no sabemos muy bien para que sirven." Como señalara el psicólogo francés Gustave Le Bon: "Cuando el error se hace colectivo, adquiere la fuerza de una verdad".
Reuniones Express. Estas reuniones se caracterizan por querer romper con la vieja escuela de las reuniones maratónicas. Buscando un paralelismo con las reconocidas charlas TED, muchos jefes o gerentes intentan establecer reuniones de veinte minutos, con el objetivo de transmitir una sola idea. Lamentablemente, la vieja escuela termina imponiendo su agenda y los veinte minutos terminan convirtiéndose en cinco horas entre llamados, temas innecesarios, anécdotas y chistes.
Reuniones Truncas. Esta es toda una categoría en sí misma y seguramente casi tan amplia como la categoría de "reuniones concretadas". Pensemos ¿cuántas agendas en el mundo quedan con huecos imposibles de llenar luego de la cancelación de una reunión? ¿Qué se hace con la ansiedad y la desorientación que nos genera una reunión trunca? Al mismo tiempo, ¿por qué la cancelación de una reunión nos genera cierta sensación de alivio? ¿Cuánto pesan las reuniones en nuestra balanza emocional?
Reuniones Repetitivas. Estas reuniones se basan en la película "El día de la marmota" protagonizada por Bill Murray. Reuniones donde se repiten una y otra vez los mismos temas, reuniones donde no se avanza jamás, sino que se gira en círculos interminables y repetitivos. Reuniones absolutamente previsibles y aburridas, aunque algunos concurrentes tengan el descaro de continuar sorprendiéndose.
Luego de esta introducción un tanto paródica, todos terminaremos coincidiendo en que las reuniones son inevitables y necesarias para desarrollar nuestra actividad profesional. Pero aún así, la gran mayoría de ellas no logran su cometido. ¿Por qué?
Si trazáramos un paralelismo entre el mundo deportivo del alto rendimiento y el mundo corporativo, ¿Quién hace mejor uso del tiempo en las reuniones con sus equipos? En el deporte, un coach debe tener la capacidad de transmitir en pocos segundos o minutos una idea o táctica determinada para ser ejecutada y lograr así un determinado resultado.
¿Podrían las empresas adoptar ese tipo de reuniones con éxito? ¿De qué forma podríamos articular la experiencia del deporte a nuestros equipos de trabajo? ¿Si tuvieran que transmitirle a su equipo 50 slides de powerpoint en uno sólo, cual sería ese slide?
Las reuniones de trabajo generalmente fracasan por la falta de foco y la incapacidad de desagregar la información que se quiere transmitir. Pretender abarcar todos los temas, perdiendo de vista lo concreto y manejable; hace que la gente se aburra y que los temas no se solucionen. Esto explica porque las reuniones son cada vez más necesarias y repetitivas; básicamente porque es imposible dar seguimiento a 500 ideas, estrategias o proyectos.
¿Cómo podemos hacer entonces para mantener reuniones focalizadas y productivas?:
· Minimizar las reuniones: Hacer un buen manejo de reuniones consiste en minimizar la cantidad de reuniones. Si un tema puede ser resuelto sin reunirse, hay que hacerlo. Sólo acudir a una reunión si es verdaderamente necesario. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Una conversación por Skype nos ahorraría tiempo?
· Ir al punto: Las reuniones deben tener un temario claro y puntual de antemano, de esta manera se evita perder tiempo tocando temas relacionados o pasados. La concentración promedio de una persona comienza a mermar a partir de los 45 minutos, por lo tanto las reuniones deberían superar ese tiempo.
· Invitar solo a los excluyentes: Evitar reuniones multitudinarias. Cuanta menos gente haya en las reuniones de trabajo, más posibilidades habrá de focalizarse. Por lo tanto, citar solamente a quienes corresponda y luego informar al resto de los colaboradores.
En una era donde el tiempo es escaso, la optimización del mismo pasa a ser una ventaja competitiva. De hecho, al comienzo de esta nota señalaba que las reuniones de trabajo terminan convirtiéndose en ladrones del tiempo. Para graficarlo de mejor modo y según una encuesta realizada en España sobre Gestión del Tiempo y Reuniones de Trabajo:
- El 91% se distrae durante una reunión mientras que el 39% se duerme en algún momento.
- El 96% se pierde alguna reunión y no asiste, mientras que el 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender.
- El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.
Las reuniones de trabajo son el flagelo de nuestra era y seremos recordados por ello. Como señala el humorista Dave Barry: "Si tuviéramos que decir en una sola palabra la razón por la cual la raza humana no ha alcanzado ni alcanzará jamás todo su potencial, esa palabra sería: reuniones."
Diego De Bella
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