5 tips para aumentar al máximo tu productividad

A continuación te mostramos los cinco tips que aumentarán tu productividad, según expertos en organización y desempeño:

1. Planificar: Es la única manera de tomar conciencia de la carga de trabajo que debemos enfrentar, cuáles son las cosas que debemos priorizar y si estás en condiciones de aceptar un reto adicional. Lo ideal a la hora de planificar no es hacerlo de manera diaria ni a la primera hora del día, si no con 3 días de anticipación, ahorra algo de tiempo al final del día para planear para mañana y los dos días siguientes

2. Priorizar: Piensa en lo siguiente, si por alguna razón solo pudieras realizar tres cosas hoy, ¿cuáles serían? Si bien la recomendación es planificar cada tres días, es muy útil para hacernos más fácil la priorización, definir al comienzo del día las tres cosas que bajo ningún punto de vista puedes dejar sin hacer hoy (las cuales deberían estar dentro de lo que ya planificaste). Además debemos identificar cuáles son las acciones concretas (no conceptos generales sino acciones con "nombre y apellido") que debes realizar para llevarlas a cabo.

3. Decir no: si no aprendes a decir que no, es muy probable que tu agenda se llene de temas que te quitan mucho tiempo y generan poco para ti y por ende nunca serás lo suficientemente eficiente y productivo. Comienza tomando consciencia y midiendo cuántas veces al día dices que "no" a un proyecto, a una reunión innecesaria, a un llamado telefónico, etc. Toma nota y registro.  Enfrenta el miedo a decir que "no" evitando pensar en todo lo malo, negativo o perjudicial que ocurrirá si usas esa palabra. 

4. Maneja las distracciones: Ningún plan funcionará si no podemos tener cierta disciplina y somos capaces de manejar las distracciones. Si pasas el día respondiendo mails, mensajes, llamados, etc. estarás a merced de las necesidades de los demás y no prestando atención a tus necesidades y a tu plan. Para ir desarrollando el hábito del enfoque y por ende ser más productivos, es recomendable disponer de períodos en el día, que duren entre 45 minutos a una hora, donde podamos poner toda nuestra atención en una única tarea. En estos espacios de tiempo desconectarás cualquier tipo de interferencia del mundo exterior: celular, internet de computadora, teléfono fijo, etc. Al término de ese lapso de tiempo puedes desconectarte o hacer alguna tarea de distracción. Recuerda que al menos deben ser 3 bloques de 45 minutos a 1 hora de duración (cada bloque) a lo largo del día.

5.  Mide y corrige: Para medir el éxito de nuestros nuevos hábitos, es imprescindible  comparar nuestro plan con la realidad. Saber con claridad dónde te encuentras y dónde habías imaginado encontrarte al inicio de tu plan de acción. Es importarte entonces, que desarrolles un proceso formal de evaluación, para ello te recomendamos la matriz desarrollada por Steven Covey: agarra una hoja (papel o Excel) y divídela en cuatro cuadrantes: el eje vertical lo dividirás en Importante - No Importante (va o no con mi propósito) y el eje horizontal lo dividirás en Urgente - No Urgente (requiere o no atención inmediata), de modo que te quedará la siguiente matriz de cuatro cuadrantes: 

Debes registrar según sus características,en el cuadrante que corresponda de la matriz, cada tarea (y duración) que desarrollaste a lo largo del día. Así podrás observar si estas dividiendo tu tiempo en las tareas o proyectos que agreguen realmente valor. Es conveniente que registres todas tus tareas en esta matriz durante por lo menos un mes y en base a los resultados corrijas tanto planes como hábitos.