Ahorro inteligente: cómo identificar y eliminar gastos innecesarios en la empresa

En la actualidad las empresas enfrentan crecientes demandas operativas. El Software como Servicio (SaaS) ha emergido como una respuesta clave a estas necesidades ya que, a diferencia de las soluciones on-premise que requieren una inversión inicial significativa, el SaaS se ofrece generalmente en un modelo de suscripción, reduciendo la barrera de entrada y permitiendo a las empresas gestionar mejor sus flujos de caja. Sin embargo, la contratación de estos servicios presenta complejidades, lo que puede llevar a que las empresas incurran en gastos hasta un 30% superiores a lo necesario.

Jason Lemkin, fundador de SaaStr, ha dicho que "el mayor error que cometen las empresas al adoptar soluciones SaaS es no realizar una evaluación exhaustiva de sus necesidades y no renegociar los contratos periódicamente para asegurar el mejor retorno de inversión posible".

Todo comienza con un pormenorizado entendimiento de la necesidad. Es esencial analizar las demandas operativas para evaluar las opciones SaaS que satisfagan esos requerimientos. Seleccionar herramientas que no solo cumplan con los requisitos actuales, sino que también ofrezcan flexibilidad y escalabilidad, puede incrementar significativamente el retorno de la inversión. Además, es crucial adquirir las licencias correctas, verificando que se compran únicamente las funcionalidades necesarias.

La gestión adecuada de las licencias SaaS requiere también de un control de los contratos, incluyendo sus fechas de vencimiento, para evitar renovaciones automáticas no deseadas. Implementar un sistema de alertas puede ayudar a recordar las fechas clave y facilitar la renegociación de términos antes de la renovación. Además, es esencial monitorear la cantidad de licencias adquiridas y su uso efectivo dentro de la empresa, asegurando que no se pague por licencias no utilizadas.

Las empresas que revisan periódicamente su inversión en tecnología y renegocian sus contratos SaaS mejoran márgenes y eliminan gastos innecesarios. Para poder llevar a cabo esta tarea adecuadamente, es primordial estar informado sobre los precios actuales del mercado y conocer a detalle las vicisitudes a las que se someten los contratos de software como servicio para lograr acuerdos beneficiosos.

Al negociar con una estrategia bien definida, las empresas pueden obtener beneficios significativos que van más allá de simples descuentos. La experiencia demuestra que una negociación bien hecha, llevada a cabo en el momento adecuado y con una comprensión correcta de las necesidades y oportunidades, puede conducir a ahorros de hasta un 30% en los costos asociados. Este enfoque garantiza mejores condiciones financieras y una relación más equilibrada con los proveedores, maximizando el valor recibido de los servicios SaaS.

Comenzar por un análisis de los servicios SaaS en uso para identificar aquellos con baja utilización o redundancias, evaluar regularmente las necesidades para asegurar que las soluciones se adapten tanto a las demandas actuales como a las futuras y renegociar los contratos periódicamente para asegurar el mejor retorno de inversión posible.

Optimizar la inversión tecnológica es una estrategia recomendada para cualquier empresa que necesite mejorar sus márgenes. En Klorbo, nos especializamos en asistir a las empresas en la negociación de estos contratos, asegurando que obtengan el máximo valor por su inversión.

* Fermín Larrarte, Co fundador y CCO de Klorbo.