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Colaboración, una tecnología en constante evolución

Colaboración, una tecnología en constante evolución

"La tecnología de colaboración está en pleno auge y evolución a la vez, propone nuevas formas de hacer las cosas y requiere de un líder para la unificación y determinación de nuevas formas de trabajo teniendo en cuenta la cultura de la empresa. ".

Por definición la colaboración es un esfuerzo conjunto de varios individuos o grupos de trabajo para realizar una tarea o proyecto.

Dentro de una organización, la colaboración implica típicamente la capacidad de dos o más personas para ver y contribuir a documentos u otros contenidos a través de una red mediante el uso del chat, correo, redes sociales, comunidades, calendario, video conferencia y el teléfono. Todos integrados en una única plataforma a través de Internet o una Intranet corporativa interactuando, a la vez, con aplicaciones externas.

Existen productos simples que se adaptan a pequeñas empresas y potentes desarrollos que se utilizan en las grandes corporaciones.

Las herramientas de colaboración ya tienen un lugar muy bien ganado en muchas organizaciones, y después de más de una década de constante evolución y transformación, la tecnología de colaboración es más importante que nunca.

Las nuevas herramientas informáticas, que propician ambientes colaborativos en las empresas, pueden apoyar a equipos dispersos geográficamente y permitir formas de trabajo que impacten positivamente en la generación de espacios laborales productivos conectando, por ejemplo, fuerzas de venta, equipos de diseño o equipos de proyecto, permitiendo aportar lo mejor de cada uno sin moverse de su lugar de residencia.

El concepto de inteligencia colectiva que siempre nos explica tan claramente el Dr. Facundo Manes, se apalanca perfectamente con estas herramientas para el logro de objetivos grupales.

De gran formato interactivo permiten compartir y discutir ideas durante una reunión y, a través de pantallas LED, los trabajadores remotos se integran totalmente generando un ambiente de trabajo similar al de un equipo de personas trabajando en la misma sala. Si bien es un concepto que se utiliza hace mucho tiempo, los últimos avances tecnológicos han sido muy significativos por el gran impacto que generó en todo el mundo. Ya se integran on line a otras aplicaciones como Uber, PayPal, Evernote y Boomerang o, el calendario puede actualizarse automáticamente con la confirmación de vuelos.

Pero no hay bala de plata. La tecnología es solo un aspecto, importante pero no suficiente.

Para que funcione realmente, y se consiga utilizar el concepto en todo su potencial, también debemos poner atención en los procesos y en la cultura de la empresa.

Hoy un trabajador de oficina promedio, pasa casi tres horas diarias leyendo y contestando mensajes de correo electrónico (33% de una semana laboral de 40 horas), y estos tiempos se incrementan si incluimos también el tiempo dedicado a la mensajería instantánea, como Whatsapp o Messenger.

Es prioritario ser más productivo en el uso del tiempo.

Instalar y rezar nunca funciona. Siempre, en cualquier caso, el despliegue de nuevas tecnologías en las empresas es un proceso con varias aristas. Todas deben ser controladas adecuadamente para que su implementación llegue a buen puerto. Además de la tecnología, debe considerarse, especialmente, el análisis de los procesos de negocio, la evaluación de cómo se trabaja, la cultura de la empresa y educar al personal acerca de cómo integrar las nuevas tecnologías en sus flujos de trabajo del día a día.

Sin olvidar un factor crucial de éxito, el liderazgo.

Conseguir que todos se encuentren a bordo, participando activamente del proyecto es solo la mitad de la batalla. Antes de sumergirse en detalles técnicos y análisis de procesos, cada iniciativa debe comenzar con la definición de una estrategia clara.

¿Qué se quiere lograr mediante la implementación de nuevas herramientas de Colaboración?

¿Cuáles son las actividades principales de la empresa que deben ser mejoradas?

¿Cuáles serán los indicadores para medir el éxito del proyecto?

Una estrategia de colaboración es el timón del barco, que nos asegurará ir en la dirección correcta.

Aunque muchos estudios hablan de los daños que producen en las personas, por su incapacidad para despegarse de los medios electrónicos que las mantienen largas horas vinculadas al trabajo haciendo un tremendo esfuerzo para no aparecer como fuera de línea, las soluciones de colaboración están diseñadas para ayudar a personas y organizaciones a alcanzar sus resultados.

Afortunadamente, cada vez más empleadores se dan cuenta que sus clientes serán satisfechos y bien atendidos solo si, sus empleados trabajan en un entorno amigable y sus experiencias de trabajo también son excelentes.

Debe evitarse la implementación de tecnologías que sean complejas, que requieren de largas sesiones de entrenamiento y que son difíciles de implementar porque requieren de profundos cambios organizacionales.

Es mejor elegir, las más intuitivas e integradas en una única plataforma que harán la vida laboral realmente más productiva.

La tecnología móvil, no solo es un facilitador de la colaboración entre trabajadores que trabajan en forma remota. Si las aplicaciones, el audio y el video de las salas de reuniones, se integran con los dispositivos inteligentes de los empleados, la adopción de la tecnología será más natural para todos.

Si se eligen herramientas sencillas e intuitivas que se integren con dispositivos móviles, es muy probable que la inversión tenga el retorno esperado, tanto para la empresa como también para sus empleados.

La tecnología de colaboración es más importante que nunca, haciendo la elección correcta y teniendo en cuenta los factores mencionados, seguramente se podrán mejorar la forma de hacer las cosas en las empresas logrando importantes economías de escala y empleados más felices.

(*) Fernando Castillejo, es Licenciado en Sistemas y Computación con postgrados en Ingeniería de Sistemas, Informática estratégica y Gestión de Proyectos. Es experto en gestión de informática corporativa con más de 25 años de experiencia en cargos gerenciales en empresas multinacionales de vitivinicultura, petróleo, banca, servicios públicos, industria y energía.