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9 soluciones para gestionar mejor tu tiempo

La gestión del tiempo y la productividad personal y profesional es un desafío cada vez mayor. Estas 9 reflexiones con ideas prácticas pueden servir de orientación para liderar este proceso con mayor eficacia.

9 soluciones para gestionar mejor tu tiempo

- ¿Por qué hay mayor dificultad de concentración en estos tiempos?

El maravilloso aporte de la tecnología, y una mente más alerta producto de una cultura de inmediatez y resolución rápida de las cosas, hace que para muchas personas les cueste más concentrarse en el trabajo y en distintos ámbitos. De hecho, hay actualmente muy pocos espacios diseñados para contribuir con la concentración y el foco.

La contaminación sonora, la interrupción casi permanente y la volatilidad de los negocios y las actividades, que cambian continuamente, son otros aspectos que dificultan la concentración.

Además, desde un aspecto sociológico y cultural, la velocidad con la que se vive hoy contrasta con el análisis y la reflexión que muchas veces requiere el proceso de concentración. Las organizaciones piden, exigen, y hasta "gritan" por resultados inmediatos, mientras el trabador se "sobre adapta" a estas realidades.

- La tecnología y la productividad

Es importante saber que la tecnología, en sí, no es lo que nos hace más improductivos, sino que somos productivos en una forma diferente.

Por ejemplo, el hecho de accesibilidad a Internet mientras estamos trabajando es un maravilloso avance a nivel masivo, impensado tan sólo 30 años atrás. Sin embargo, si la persona no está entrenada, terminará enlazando un "loop" de estímulos adicionales por fuera de lo que debería ser su foco principal, ya que una cosa llevará a la otra, se abrirán ventanas con nuevos estímulos y procesos, y así, hasta el infinito.

La mejor forma para ser productivos en la era tecnológica es asumir el compromiso individual de enfocarse y re-enfocarse cada vez que haya un desvío.

Y, desde ya, aprovechar al máximo todo tipo de recursos que vayan a nuestro favor y que hoy nos provee la tecnología.

- Cómo lograr hacer foco

Una explicación sencilla es que ‘hacer foco' es mantener el enfoque -que es más abarcativo que la simple concentración- en un asunto determinado.

Aquí van algunas herramientas para lograrlo:

1. Determinar la diferencia entre urgente e importante

2. Aprender a priorizar

3. Empezar a utilizar todo el día un buen sistema de gestión del tiempo

4. Crear sistemas de red de apoyo externa que eviten las interrupciones innecesarias

5. Contar con un momento de revisión cada dos horas para evaluar el avance de las cosas que sí se han realizado

6. Darse ánimo en forma de pequeñas gratificaciones y compensaciones. Esto es esencial: el auto reconocimiento

7. Evaluar y reencuadrar cualquier desvío que pudiese presentarse.

- Claves diarias para una mejor gestión del tiempo

Cerrar círculos: todo lo que dices que vas a hacer, lo colocas en una secuencia, orden o lista de tareas; lo priorizas y lo cumples. Todos aquellos temas que NOcumplescuando te has comprometido, se transforman en círculos abiertos en tu vida, y drenan tu energía.

Regla de los 2 minutos: todo lo que puedes resolver en menos de 2 minutos, hazlo de inmediato. No lo postergues.

Aprender a delegar: con todos sus pasos y técnicas. Y un aspecto fundamental: siempre conocer el propósito por el cual es importante que se realice esa tarea.

Integrar a las demás personas en sistemas de gestión del tiempo: en las empresas, esto es fundamental para que estén mejor sintonizados.

Utilizar herramientas tecnológicas: si bien hay muchas aplicaciones y recursos, cada uno necesitará elegir la más acorde con su personalidad y ritmo. La clave es usarla todo el tiempo. No funciona, por ejemplo, tener una agenda en papel, y no anotar nada en ella. Es necesario utilizar el recurso permanentemente para ver los resultados.

Hacer pausas: contrariamente a lo que la gente piensa, detenerse, recrearse, moverse y salir por unos minutos de la tarea laboral, no sólo es bueno, sino que es indispensable para mantener el equilibrio y la excelencia en el trabajo.

Mejorar la comunicación: más del 35% de fallos en la productividad se originan en problemas de comunicación interpersonal. Es necesario reeducarse, aprender y practicar las mejores formas.

- Algunos errores frecuentes y cómo corregirlos

Estos son algunos de los problemas frecuentes que impiden una mejor organización y gestión del tiempo: la sobreabundancia de tareas, el no considerar las pausas, no diagramar las reuniones en forma efectiva y programada de antemano en forma completa, y la pérdida de tiempo en equipos con tareas redundantes -más de una persona haciendo todo o parte de una misma cosa-.

- Haz descansos: te ayudan a ser más productivo

Los descansos son esenciales para el buen desenvolvimiento laboral. Se estima que es necesario hacer una pausa de unos 15 minutos cada 2 horas de trabajo intenso.

Incluso durante reuniones, es conveniente que cada 90 minutos se haga una pausa; aunque una reunión regular no debería durar más de 45 minutos si está bien planificada.

Más ideas: tomar una bebida lo más natural posible, dar una vuelta a la manzana; dedicarse a cerrar los ojos y respirar profundamente unos minutos; tomar una colación entre comidas; leer unas páginas de algún libro que no tenga que ver con el trabajo; hacer algún juego de mesa sencillo, desconectarse a propósito de las redes sociales y del móvil; etc.

- Ideas de ejercicios prácticos en el trabajo

Dentro de las dinámicas para relajarse en la jornada laboral, tenemos muchas opciones. Aquí van algunas:

Desconectar el móvil: es esencial para lograr foco en lo que desea lograrse. Se pueden programar pausas para volver a conectarse y ponerse al día (tal como ya lo hacen muchos grupos de amigos en sus salidas, por ejemplo, evitando ser interrumpidos continuamente por la tecnología).

Estiramiento de brazos: de pie, las piernas levemente separadas, los brazos en alto. Una mano toma la contraria, y se estiran hacia la izquierda y luego a la derecha, percibiendo cómo se sienten los músculos de todo el brazo y todo ese lado cuando son estirados.

Piernas: hacer movimientos circulares con los tobillos, rotando los pies en círculos.

Estiramiento de la espalda: volver la columna vertebral a una posición erguida, y utilizar almohadones o elementos de apoyo en sillas y sillones para un mejor equilibrio ergonómico.

Caminar por el barrio: salir a hacer algún mandado mientras se trabaja, observando la naturaleza y respirando profundamente. Caminar lento, no de prisa como impone el ritmo de las ciudades grandes.

Degustar la comida: masticar al menos 20 veces cada bocado.

Restringir el consumo de café: es un estimulante de la hiperactividad muy conocido; sin necesidad de eliminarlo de la dieta, se pude combinar con otras infusiones y bebidas, preferentemente sin azúcar.

Espacios de juego y recreación: de distinto tipo, que saquen a las personas de la actividad cotidiana y de frente a las computadoras.

Espacios de diálogo: son fundamentales dentro de las empresas, sin que tengan un fin utilitarista. Abrir momentos de conexión interpersonal, ayudar al diálogo, facilita un mejor clima interno.

- Delegar tareas: el método que no falla

El delegar tiene tres momentos fundamentales: a) La introducción, b) La Explicación c) El chequeo.

a) Introducción: explicar la tarea a realizar a las personas indicadas. Detallar convenientemente todo lo que se necesita lograr. Explicar el propósito: esto es lo que pocas veces se indica. El propósito es, ni más ni menos, lo que entusiasmará a las personas para hacer la tarea.

b) Explicación: detalles, cuestiones operativas. Preguntarse y preguntar el para qué hacemos esto (es más importante que el simple "Por qué"). Dejar que los demás participen, opinen y consensuar procedimientos.

c) El chequeo final. Es clave saber si todos entendieron y si asumirán la responsabilidad. Hablar a los 3 sistemas representacionales de las personas (a los que son visuales, o auditivos, o kinestésicos -emocionales, corporales-; todos tenemos uno de estos 3 sentidos que predomina, aunque disponemos de los 3 al mismo tiempo-). Preguntar las cosas 3 veces. Responder todas las preguntas. Y es fundamental establecer un sistema de tracking, que permitirá saber cómo se va a chequear y supervisar -versus el control insidioso-, para que lleguen bien al final del proyecto-.

- Técnicas para aumentar el foco y la productividad

Aquí van algunas opciones, que podrás combinar entre si:

1) Método de listas: dividir en cuatro listas (urgente, importante, temas personales -una vez más, urgentes/importantes-; temas en seguimiento). Apuntar la organización del día a cumplir al menos con los 3 más importantes de cada aspecto.

2) Método de los 2 minutos (hacerlo en el momento, no postergarlo): es increíble la cantidad de tiempo que ahorrarás y que, a su vez, tendrás disponible.

3) Utilizar carteleras, apps o blocks para anotar todo. Llevar registros nada sofisticados de todas las cosas.

4) No memorizar las tareas: bajarlas a papel o a un sistema de registro. Esto trae gran calma mental y evita que te olvides.

5) Estimular el trabajo en equipo.

6) Mantener el orden en el espacio de trabajo: es fundamental hacer limpieza completa y ordenar todo una vez cada seis meses; archivar, priorizar, descartar, etc.

Daniel Colombo

Coach especializado en alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; escritor y comunicador profesional

www.danielcolombo.com

Twitter @danielcolombopr 

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