¿Sabés cuál es la solución a los problemas de tu correo electrónico?

Tener inconvenientes cuando se quiere mandar un mail aún es más común de lo que se espera en este siglo. Las dificultades surgen porque todavía no se conocen las infinidades de alternativas que se tienen en los programas o en las casillas de la web. Aprendé algunos trucos.

Washington. Cuando algo va mal con su correo electrónico, la situación generalmente suele ser urgente. Es que el email es hoy una de las más esenciales formas de comunicación, tanto para los negocios como para uso personal. El saber cómo solucionar los problemas de su propio correo electrónico puede ser su mejor defensa contra un molesto tropiezo en su rutina cotidiana.

Veamos algunos ejemplos.

Supongamos que usted está tratando de enviar desde Outlook un email que contiene un PDF adjunto de 33 MB. Pero el mensaje se ha quedado estancado. Al clicar sobre él, un mensaje le advierte que "Outlook ha comenzado ya a transmitir el mensaje", pero nunca sale hacia el destinatario. ¿Qué pasa?

Es muy probable que el adjunto sea demasiado grande. No es que Outlook no pueda transmitir un mensaje de ese tamaño, pero es posible que su proveedor de servicios de Internet haya puesto un límite a los adjuntos que puede enviar. No es mala idea el preguntar a su proveedor cuáles son las limitaciones al tamaño de los adjuntos en los emails.

Hay un par de cosas que usted puede probar en torno a este problema. Primero, determinar si puede crear varios archivos PDF más pequeños en lugar de uno solo grande. ¿Puede dividir el documento en capítulos o secciones, por ejemplo, y hacer de cada uno un archivo PDF menor?

Si eso no es práctico o conveniente, pruebe los servicios de un sitio de envío de archivos, tal como YouSendIt (www.yousendit.com). Con este servicio, puede usted enviarle el archivo y YouSendIt, a su vez, lo enviará a su destinatario, indicándole que hay un archivo esperando a ser descargado. El email contendrá un enlace que el destinatario puede clicar para descargar el archivo.

Si el archivo adjunto es desconocido

Cuando usted recibe un email con un adjunto anónimo, ¿cómo hallar un programa para abrir ese adjunto?

El sitio FILExt (http://filext.com) puede guiarlo en la dirección correcta. Este sitio es esencialmente una base de datos de tipos de archivos conocidos. Al ingresar la extensión del archivo - las tres o cuatro últimas letras tras el punto en el nombre del archivo - puede usted reducir rápidamente la búsqueda del origen del archivo.

Pero primero una advertencia. Es de esperar que usted conozca a la persona que le envió ese archivo. Si así es, la forma más rápida de saber qué programa creó ese archivo es preguntárselo al propio remitente. Si usted no conoce al remitente, debería desconfiar de todo adjunto. Una forma muy común de difundir virus y malware es a través de adjuntos de email, especialmente aquellos que se enmascaran como archivos generados por programas específicos, tal como Word o Adobe Acrobat, cuando en realidad lo que transportan son virus malignos.

Incluso si usted conoce al remitente del archivo, una buena idea es guardar primero el adjunto en una carpeta aparte, en el disco duro, y someterlo luego a un escaneo por un antivirus. Incluso personas que usted conoce pueden caer presa de virus y estar propagándolos inconscientemente al enviar archivos infectados.

Cómo mover los mensajes a una nueva carpeta

Un lector nos escribe: quisiera copiar mis mensajes y contactos en mi Outlook 2007 a una computadora nueva. ¿Cómo hacerlo?

Este proceso puede ser en realidad bastante complicado, dependiendo de la forma en que esté almacenado su correo. Microsoft proporciona detalladas instrucciones para trasladar contactos y correo en su sitio Office (http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA102427051033.aspx).

Hay, no obstante, formas más faciles de trasladar sus datos que la forma manual descrita por Microsoft. En primer lugar, use el recurso Easy Transfer incluido en Vista o disponible gratuitamente para Windows XP (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=2B6F1 631-973A-45C7-A4EC-4928FA173266&displaylang=en). Esta herramienta le permite trasladar su email, al igual que documentos, copiando todo en un solo archivo. Cuando tenga su nueva computadora ya funcionando, le bastará clicar el archivo para abrir el Easy Transfer Wizard y trasladar su email, sus contactos y otros datos a su nueva computadora.

Hay también otras aplicaciones que hacen básicamente lo mismo. AJ Systems (http://ajsystems.com), por ejemplo, vende una serie de productos que pueden transferir archivos Outlook, Outlook Express u otras aplicaciones de correo a otro PC.

Si querés cambiar de proveedor

Un lector nos confía: tengo actualmente una dirección de correo proporcionada por la empresa a través de la cual tengo también servicio de Internet. Pero estoy planeando cambiar de proveedor, con lo cual perderé también mi dirección de email. ¿Hay una forma de tener una dirección de correo que no cambie al mudar de proveedor?

Puede usted obtener una dirección de email de alguno de los grandes proveedores de correo como Google, Yahoo o Microsoft. Gmail, de Google (http://mail.google.com), le proporciona más opciones, incluyendo la posibilidad de recoger y enviar su correo usando un programa stardard de correo como Outlook.

Si le inquieta el problema de la privacidad o el spam implicado en los servicios gratuitos, o si quiere tener en sus manos todo el control de su dirección de correo y la posibilidad de crear tantas direcciones de correo como quiera, contemple la posibilidad de adquirir su propio nombre de dominio.

Un nombre de dominio - tal como minombre.com - junto con un plan de alojamiento o "hosting" le da todo el control de crear y administrar su cuenta de correo. Hay en España y en el ámbito latinoamericano muchos servicios de hosting que pueden registrar su nombre de dominio y abrirle una cuenta de hosting, a partir de 3,95 dólares o 1,25 euros al mes. Los servicios más caros incluyen un filtro antispam y antivirus, aunque ningún servicio puede estar ciento por ciento a salvo de la peste de software malicioso que circula por la Web.

Con su propio nombre de dominio usted puede crear no sólo tantas direcciones de correo como quiera (pedro@minombre.com, pepita@minombre.com, por ejemplo), sino también eliminar todas las restricciones de espacio de su buzón y tamaño de los adjuntos. Un dominio es también portable, cosa que quiere decir que lo puede usted llevar consigo mientras sea dueño del nombre de dominio. No estará ligado a ninguna empresa o servicio de hosting que pueda modificar los términos del contrato en el momento más inoportuno. Si bien es cierto que muchos nombres de dominio pueden haber sido ya registrados, con un poco de ingenio y creatividad puede hallar uno que sea único y memorable.
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